Tens falta de tempo? Benvinda ao clube.
Toda a gente quer mais tempo hoje em dia. Qual é a mulher que não está muito ocupada, sobrecarregada e cronicamente stressada?
A verdade é que todas nós dispomos das mesmas horas e todas nós temos emprego (algumas, mais do que um), filhos, cônjuge, animais de estimação, pais, avós e problemas de saúde. E todas nós perdemos horas de vida no transporte de casa para o trabalho e outro tanto do trabalho para casa. E a lista de projetos e responsabilidades não pára de crescer.
Por isso, quando alguém nos fala de cuidarmos de nós, a desculpa nº 1 é “Não tenho tempo para isso”.
Embora não tenhas culpa das dificuldades que possas estar a enfrentar, o teu horário e as tuas responsabilidades são o resultado das escolhas que fazes. A tua vida e a tua gestão do tempo são, portanto, da tua responsabilidade. Tomar consciência disso e assumir essa responsabilidade tem um poder incrível associado, que é o poder de alterar o estado das coisas.
Para tudo, incluindo no que respeita à gestão do tempo, é valida a seguinte afirmação:
“Quem quer arranja uma maneira, quem não quer arranja uma desculpa”
O segredo para eliminar a desculpa do tempo é começar por aceitar o facto de que tudo o que fazes nas tuas 24 horas é uma escolha.
Continua a ler e aprende as minhas 10 estratégias de gestão de tempo, para que possas ter mais tempo para cuidares de ti, seja para te exercitares, comer melhor, ter mais energia ou passares mais tempo a relaxar e a fazeres aquilo que gostas.
Antes de começar, queria só que prestasses atenção especial a esta lista dos maiores sorvedouros de tempo da nossa sociedade atual:
- Participar nas redes sociais (ninguém fica surpreendido com esta, certo?);
- Utilizar o e-mail;
- Navegar na internet em geral;
- Planear e preparar refeições de forma ineficiente;
- Enfrentar o trânsito e as viagens entre casa e o trabalho;
- Participar em reuniões ( na verdade muitas delas poderiam ser substituídas por um e-mail);
- Ver televisão (ai esse Netflix!);
- Pegar no telemóvel, seja para fazer uma chamada, enviar uma mensagem, jogar, ver vídeos no Youtube ou ouvir podcasts;
- Tratar de assuntos diversos que não são essenciais ou que podem ser feitos fora do horário em que somos mais produtivas.
Seguem-se 10 estratégias para reduzires ou mesmo acabares com estes sugadores de tempo. Não precisas fazer todas, mas ao menos experimenta algumas. Olha para o que te proponho e pergunta-te “como posso fazer isto funcionar para mim?”
1. Examina a tua atual gestão e cronograma
Não se consegue gerir o que não se mede. Então, proponho-te que durante 5 dias escrevas tudo o que fizeres desde que acordas até ires dormir. Não mudes nada, apenas regista o que fazes, sem julgamentos. Se te sentires tentada a ajustar o teu comportamento para parecer melhor do que é, não o faças. Só estarás a enganar-te. Além disso, esta será a tua linha de referência em relação a como usas o teu tempo. O importante aqui é registares tudo, desde almoçar, enviar mensagens nos grupos de whatsapp, regar as plantas, conversar com uma colega junto à máquina do café, ver televisão e o vício do telemóvel. Divide o tempo em segmentos de 10 ou 30 minutos, ou como achares melhor para teres essa imagem global, e aponta.
2. Tem um propósito e intenções claras
Se nunca consegues terminar a tua lista de tarefas do dia, tens a) expectativas irreais b) má administração do tempo c) possivelmente uma combinação de duas.
Não te preocupes, eu ajudo. Aqui está o que podes fazer:
Clarifica os teus objetivos. Qual é o objetivo de cada dia? Podes ter mais que um, podes ter dois ou três, e ter uma intenção prioritária por trás deles vai ajudar-te a manter o foco. Todas as manhãs, assim que acordo, pergunto-me o que gostaria de realizar nesse dia, como me quero sentir e qual é a tarefa mais importante do dia. Frequentemente, os três podem ser alinhados numa intenção.
Usa a matriz importante / urgente de Eisenhower. Muitas vezes, focamo-nos em coisas que realmente podem ser feitas posteriormente. Gastamos a nossa energia e depois ficamos preocupadas com assuntos importantes e urgentes que não foram concluídos.
A matriz de Eisenhower divide as tuas tarefas em 4 quadrantes: o que tens que fazer agora, isto é, todas as tarefas que tu classificas como importantes e urgentes (entregar aquele relatório que o chefe anda a pedir há 3 dias ou fazer os 30 minutos de exercício que fazem parte do teu objetivo de autocuidado), o que tens que agendar para fazer mais tarde, ou seja, tarefas que são importantes, mas não são urgentes (comprar uns ténis para o teu filho mais novo), o que tens que adiar ou descartar, que são as tarefas que não são importantes nem urgentes (trocar de cortinados na sala) e o que tens que delegar, que são todas as tarefas que são urgentes, mas não são importantes (pagar a conta da luz, que pode ser delegada para o banco através do débito direto).
Mantem o foco. Acredita, se tiveres pela frente uma tarefa complexa e que não te agrada estarás totalmente predisposta a resistir-lhe. E, aqui, entra a procrastinação e a distração. O meu conselho é focares-te no prémio. Conecta-te ao teu propósito e às intenções claras que definiste. É tudo o que precisas para seguir em frente. Manter o curso na gestão de tempo trará alguns benefícios surpreendentes.
3. Faz uma lista de tarefas mais curta
O que quero dizer com uma lista de tarefas mais curta? Bem, se colocas na lista coisas que levam segundos ou minutos para realizar – basta fazê-las. Evita a confusão e concentra-te no teu objetivo. Mais de três coisas são percebidas como “muitas” pelas nossas mentes. Muitas vezes, implementamos um novo hábito, rotina ou regime, estamos todas entusiasmadas e tentamos ao máximo fazer tudo de uma vez! Uma purga na despensa, contar calorias, treinar todos os dias da semana, tomar shakes de proteína, fazer alongamentos todas as noites, etc. Apesar de serem ótimas intenções, podem ser percebidas pela tua mente como uma longa e cansativa lista de itens. Faz com que seja curta e direta ao ponto: 1) Dormir bem; 2) fazer 30 minutos de movimento; 3) comer vegetais em todas as refeições.
Muito mais simples, certo?
4. Engole o sapo logo pela manhã
Aquele e-mail que tens que enviar há já uma semana? Um telefonema que precisas fazer para agendar um compromisso que magicamente tem sido adiado há um mês? Pois… Encara os teus demónios e faz aquilo que detestas primeiro. O teu dia vai melhorar automaticamente.
Ajuda muito se “preparares” de antemão a tua tarefa “desagradável”. Podes preparar as tuas roupas de ginástica na noite anterior, guardar de véspera nos recipientes tudo o que vais levar para o almoço no dia seguinte, encher a garrafa de água, preparar a almofada de meditação – qualquer coisa que “na verdade não queres fazer, mas devias”. De manhã… não questiones, apenas faz.
Irás sentir-te realizada, orgulhosa de ti mesma e motivada a fazer mais durante o dia!
5. Elimina distrações
Vais pensar no que deve ser feito até ao fim da semana, vais distrair-te a pensar no que vestir para o jantar de sexta à noite, etc.. Mas, se te focares no hoje e limitares o ruído e a confusão na tua mente, alcançarás as tuas metas muito mais rapidamente. Que única coisa podes fazer hoje para tornar o amanhã melhor, mais saudável e mais feliz? Quando, por vezes, dou comigo a dispersar, com um monte de janelas abertas no computador, a verificar o meu e-mail e telemóvel sem pensar, levo imenso tempo a voltar à tarefa após ser interrompida ou distraída. Agora, para evitar distrações, fecho todas as janelas do computador e coloco meu telemóvel no modo avião ou deixo-o noutra divisão.
Dica: usa a técnica Pomodoro, que consiste na utilização de um cronómetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por um intervalo de 5 minutos. Para mim funciona melhor um período de trabalho de 50 minutos e uma pausa de 10 minutos. Tu podes definir o que funcionar melhor para ti. Este método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental. Eu uso o site focus booster para definir o meu cronómetro.
6. Divide as coisas em blocos
Uma estratégia comprovada para realizar tarefas de forma mais otimizada de modo a abrir espaço na semana para outras coisas é agrupar as tarefas em blocos de similaridade. Por exemplo, em vez de passares o dia a responder a e-mails, SMS, mensagens de Whatsapp, de redes sociais e outros meios de comunicação, podes reunir isso tudo num bloco, que será o “bloco de respostas”. Quando deixas de saltar de uma atividade para outra, ganhas foco e tempo.
Outro exemplo? Se andas na rua a fazer recados, agrupa todas as tarefas que tens que fazer: ir ao banco, passar na farmácia, fazer as compras da semana. Outro? Na cozinha, não laves cada prato que usas logo após a sua utilização. Junta loiça para lavar de uma só vez e usa esse momento para um exercício de mindfulness. Cozinha o almoço e o jantar de uma só vez ou prepara as refeições da semana todas de uma vez. Como sempre, tens que te perguntar “como é que isto pode funcionar para mim”.
7. Subcontrata / delega
Não são apenas os homens que detestam pedir orientações. Muitas de nós não gostam de pedir ajuda. Isso faz-nos sentir sem poder, fracas e incompetentes. Mas, não queiras ser a super-mulher. Se já estás soterrada com tudo o que se passa na tua vida… Contrata ajuda. Das tarefas que têm que ser feitas, porque são importantes, elege aquelas que não gostas de fazer ou as que não fazes tão bem para dar a terceiros. Delega tudo o que não precisa ser feito por ti. Lembra-te: pedir ajuda é criar tempo e energia necessários para tornares o autocuidado uma prioridade.
8. Diz sim E diz não
Todas as escolhas têm um preço. Quando dizes sim a uma coisa, estás a dizer não a outra. Se dizes sim a veres outro vídeo de gatinhos, dizes não a alcançares alguns dos teus maiores e mais importantes objetivos a longo prazo. Quando dizes “sim” a ver qualquer coisa na televisão às 23h00 numa noite de semana, estás a dizer não às 8 horas de sono e ao ginásio às 7 da manhã. Sempre que dizes não a uma refeição nutritiva e, em vez disso, escolhes uma opção pré-congelada comprada no supermercado, estás a dizer sim a mais inflamação e problemas de intestino. Escolhe sabiamente.
Faz uma lista das tuas 5 principais prioridades de autocuidado (aqui está a minha: 8 horas de sono, movimento diário, comida de verdade todos os dias, praticar a gratidão diariamente e 20 minutos diários de leitura). Não negocies essa lista!
Compromete-te em dizer sim ao teu top 5 sempre que possível.
Diz “Não” às coisas que se metem no caminho.
9. Preenche o tempo de inatividade / espera
Quem me conhece sabe que ando sempre com um livro na mala. Uso todas as oportunidades possíveis para ler, aprender e desenvolver novas oportunidades para crescer enquanto pessoa e profissional. Também ouço podcasts enquanto cozinho ou faço a minha caminhada e aprendo sempre em qualquer lugar. Além disso, aproveito as pausas que a técnica pomodoro me dá para fazer alongamentos ou a meditação a meio da manhã. Procura o que precisas mais ou o que te faz sentir melhor e aproveita para te movimentares, aprenderes e inspirares a qualquer momento.
10. Descansa para fazeres mais
Esforçares-te é ótimo até não conseguires mais. O teu corpo pode seguir um ritmo acelerado por um tempo, mas se o stress/emoções te atingirem, forçar-te-ão a descansar. Fadiga, mente nublada, ansiedade, preocupação e pouca energia são os primeiros sinais para parar, fazer uma pausa e descansar. Não te preocupes com esse treino que fica por fazer. Descansa, recupera-te e fá-lo quando estiveres no teu melhor. Confia em mim, terás um desempenho muito melhor.
Que dicas de gestão de tempo tens? Sou toda ouvidos!
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Também podes descarregar aqui o meu guia gratuito com os primeiros passos para sentires mais clareza e equilíbrio.
Agora vai e constrói a tua melhor versão.
